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    Web会議をウマく進めるコツ

    Web会議サービスを導入したけれど、なんか上手くいかないな、やりづらいな、と思ったことはありませんか?それはWeb会議をスムーズに進めるためのポイントが欠けているからかもしれません。ポイントを抑えて上手にWeb会議を活用しましょう!


    ■音声トラブルを回避する

    スムーズに始めるために!Web会議の準備のポイント

    Web会議で一番重要だと言っても過言ではないのが「音声」です。逆に言うと、音声品質が悪いとWeb会議はスムーズに進みません。しかし、接続が上手くいかずに会議がなかなか始められない、声が途切れて何を言っているのか聞こえない、というような経験をしたことがある方も多いのでは?このような音声に関するトラブルは、実はよく起ることなのです。


    そこでWeb会議サービスを選ぶ時には、まず音声接続に関する機能・性能について確認し、音声品質にこだわっているサービスを選ぶようにすれば、トラブルが起こる確率を抑えられます。サービスを本格的に導入する前に無料お試しサービスで実際に使ってみて、音声の繋がり具合を確かめてみるのもいいでしょう。


    ネットワーク環境が不安定な場合では、どうしてもPC音声(VoIP)での接続に支障がでてしまうこともありますが、そんな時は状況に応じで電話音声に切り替えることができるハイブリット接続が可能なサービスだとさらに安心です。


    「音声品質」についてのブログを読む


    ■資料や画面を共有できる

    会議をする時には、何かしらの資料を使って進めることが多いと思います。Web会議のファイル共有機能を利用すれば、別途参加者へ資料を送付したりする必要がないので便利です。またデスクトップに開いている画面を共有できる「スクリーン共有」の機能があれば、資料以外にも例えばWebサイトや立ち上げているアプリケーションの画面を参加者全員で確認することもできます。


    このように資料や画面を共有してWeb会議を進めれば、参加者によって見ている資料やページが異なる、発言者がどの部分について話をしているのか分からない、というような問題を回避できます。


    なかには動画の共有が可能なものもありますので、例えば、会議の様子を動画として保存しておけば、別の会議でその動画を共有して内容を振り返りながら進めることも可能となります。


    ■「直感的」にコミュニケーションできる

    Web会議は資料共有機能がメインで、その他の機能はあまり重要ではないと思っている方もいるかもしれません。しかし実際にWeb会議を利用すると、参加者の情報を直感的に確認できる機能がないとコミュニケーションがスムーズに進まないことに気づきます。


    例えば、相手の様子が分からずに上手く話を進められないことがありますが、Webカメラを通じてお互いの様子を映し出せば、表情が見えるので相手の理解度や感情を読み取りやすくなり、より臨機応変に、スムーズに会議を進められます。


    また特に複数人でWeb会議を行う場合は、音声だけでは出席者が全員そろっているのか分からない、誰が話しているのか分からない、質問をしたいけど発言するタイミングが難しい、多数決を取りたいけど一人一人に意見を確認するのは面倒、など不便に感じることがあります。そこで、発言している人の映像が分かりやすく表示されたり、Web会議上で手軽にアンケートが取れる機能などがあると、これらのストレスを感じることがありません。


    音声だけでは分かりづらいことを、これらの視覚的な機能で補うことで会議がスムーズに進められます。


    ■チャットができる

    複数人で会議をしていると、その内の誰かにだけ情報を確認したり、メッセージを伝えたいというシーンもあります。そんな時はチャット機能を使いましょう。チャット機能があれば、会議全体の進行を妨げることなく、特定の個人宛てに文面でメッセージを伝えることができます。


    もちろん、参加者全員へメッセージを送ることもできますので、突然の音声トラブルなど、音声で伝えることができない場合に文面で伝えることが可能になります。


    Web会議にこのようなチャット機能がついていれば、メールなど別のメッセージシステムを起動させる必要がないので便利です。


    ■メモ機能がついている

    会議中は、決定事項や補足情報、今後やるべきことや思いついたアイディアなど、メモをとる機会が多いと思います。Web会議サービスにメモ機能がついていれば、わざわざ紙とペンを用意したり、テキストファイル開いたりする必要がないため便利です。


    また、メモファイルは共有することもできるため、会議後に参加者全員で共有すれば議事録として使うこともできます。



    以上の様なポイントがそろっていると、Web会議をスムーズに進めることができます。Web会議サービスの新規導入や入れ替えを検討している場合は、是非参考にしてください。





     

     

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