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    スムーズに始めるために!Web会議の準備のポイント

    Web会議を利用したいけれど、何から準備を始めたらよいのか…と悩んではいませんか?Web会議を最大限活用するために必要なことは何でしょうか?おさえておきたい5つの準備のポイントを紹介します。


    1. 利用シーンを考えて必要な条件をあげる

    スムーズに始めるために!Web会議の準備のポイント

    まずは、Web会議をどのようなシーンで使いたいのか、シミュレーションをしてみましょう。Web会議で繋ぎたいのは国内の拠点のみか、海外の拠点も含むのか、1つの会議で最大何名まで接続させたいのか、などです。シミュレーションを通して必要となる条件をあげ、合わせて条件の優先順位も整理しておけば、利用用途に応じた最適なサービスや料金プランを選びやすくなります。


    Web会議の利用用途は多岐に渡ります。将来的な利用用途が定まっていない場合は、ミニマムの状態からスタートし、利用人数や用途に合わせてプランを変更しながらWeb会議の利用シーンを徐々に増やしてくという方法もあります。


    2. 改善したいポイントを整理する

    現在利用しているWeb会議やその他のコミュニケーションツールに満足していなく、もっと良いサービスがないかと探している場合は、現状の問題点は何なのか、改善ポイントをまとめておきましょう。例えばコストを抑えたい、一度に大人数で接続したい、聞きやすい音質に変えたい、海外の拠点も接続したい、会議をしながらファイルを共有したいなどです。このような希望点がまとまっていると、サービスの比較や選択がスムーズに進みます。


    導入当時は事足りていた場合でも、利用用途の変化により機能が足りないと感じる場合もあるでしょう。またWeb会議サービス自体も日々進化しています。さらなる経費削減や業務改善が可能となる場合もありますので、使用しているWeb会議サービスを見直すことも 大切です。


    3. マイクスピーカー、Webカメラを準備する

    導入したいサービスが決まったら、次は実際にWeb会議を行うための準備をしましょう。まず必要となるのはマイクスピーカーです。一口にマイクスピーカーと言っても、機能はさまざまです。ノイズをカットするノイズリダクション機能や、エコーを発生させないエコーキャンセラー機能がついていたり、また音を拾える範囲も異なります。音声が聞き取りづらいとWeb会議の進行に支障をきたしますので、このような機能をチェックして、マイクスピーカーは慎重に選びましょう。


    またお互いの表情を見ながら会議を進めたい場合は、Webカメラが必要です。WebカメラはなくてもWeb会議を進めることはできますが、顔が見えた方がより実際の会議に近い形で進めることができます。


    少人数でWeb会議を行う場合はパソコンに内蔵されているものでも対応できますが、会議室などで複数人が集まってWeb会議を利用する場合は、外付けのカメラやマイクスピーカーが必要です。


    4. ヘッドセットを準備する

    上記のようにマイクスピーカーがあればWeb会議ができますが、マイクスピーカーの代わりにヘッドホンとマイクが一体になったヘッドセットを使うこともできます。少人数での会議、社員同士の打ち合わせ、カスタマーサポートなどでWeb会議を使用する場合などに便利です。ヘッドセットはマイクスピーカーと比較してマイクと口元との距離が一定に保たれるため、音質が安定します。


    ヘッドセットを選ぶときは、装着性が良いかどうかも確認しましょう。また、ヘッドセットのケーブルが気になる場合は、ワイヤレスタイプのものを選べば会議に集中できます。


    5. 無料トライアルを活用する

    導入したいサービスが決まって、必要な物の準備も済んだら、あとはサービスを実際に導入して使い始めるだけです。しかし、導入しようとしているサービスの使い勝手がどうなのかは実際に使ってみないとわかりません。そこで、まずは無料トライアルを利用することをおすすめします。実際に体験してみることで使い勝手を肌で感じることができ、不安を払拭した上で、導入を進めることができます。またいくつかのサービスでどれにするか決めかねているという場合も、実際に使用してみることでサービスの違いを明確に知ることができます。


    利用用途に合っているかつ課題を解決できるサービスを選び、利用シーンに応じて必要な機器を揃え、無料トライアルでサービスの使い勝手を確認したら、準備は完璧です。使い始めた後に「こんなはずじゃなかった…」とならないように、しっかりと準備をしてから導入しましょう。





     

     

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