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音声品質

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Web会議にはコスト削減や業務効率の向上などといったメリットがありますが、実際にWeb会議を使っている時に、困ったことはありませんか?よく聞かれる意見は、声が途切れたり、遅れて聞こえるなどといった音声に関するトラブルです。


せっかく便利なWeb会議も、音声の不具合によって不便なものになってしまっては元も子もありません。このような音声トラブルはなぜ発生し、回避するためにはどのようにしたら良いのでしょうか。「社内環境の確認」と「Web会議システムを選ぶ際のポイント」の2つの側面から見てみましょう。


Web会議を利用する環境が音声通信に影響を与える

Web会議で音声トラブルが発生する原因の1つとして考えられるのは、ネットワークの問題です。Web会議ではネットワークを介して音声や画像、映像などのデータを送受信し、相手とコミュニケーションをとりますが、これらのデータをやりとりするには、それに耐えられる通信速度と安定性を備えたネットワークが必要となります。つまりネットワーク環境が不十分だと、音声トラブルが発生することにもつながるのです。このネットワークの品質に関しては、例えば社内で利用しているネットワーク機器やファイアウォールなどのセキュリティ機器の影響を受けている可能性もあります。


その他にも、使用しているパソコンがWeb会議の推奨環境を満たしていなかったり、他のアプリケーションを起動したりしている場合なども、音声通信に影響を及ぼす可能性があります。まずはご自身がWeb会議を利用する際のネットワークの状況やパソコンなどのスペック、更新状況も確認し、通信の速度や安定性を保ちましょう。


音声トラブルの少ないWeb会議システムを選ぶには

音声トラブルが発生するもう1つの原因は、Web会議システムそのものの品質が十分でないということです。そのため無料や格安で提供されている音声通信ソフトや無料ツールには注意が必要です。このようなサービスは1対1でやり取りすることを前提とした技術をもとにして提供されている場合が多いため、特に3名以上でWeb会議をする場合には音声が遅れたり、途切れたりといったトラブルが頻繁に発生することがあるのです。またセキュリティやサポート体制も十分でないことが多いため、このような無料や格安のWeb会議ツールはビジネスでの利用には適さないケースも多いので注意しましょう。


それでは音声通信でストレスを感じないWeb会議システムを選ぶには何に気を付ければよいでしょうか。選び方のポイントを紹介します。


①音声の接続が簡単にできるか

音声の接続方法が複雑な場合、Web会議を始める前の段階でストレスを感じてしまいます。 分かりやすい方法で、誰にでも簡単に音声接続できるWeb会議を選びましょう。そのためには少ないステップで接続できるか、画面に示される手順やガイダンスに沿って簡単に接続ができるかなどをチェックしましょう。


②音声通信に安定性があるか

通信の状況を監視し、利用が集中する時でも余裕があるように調整するなど、常に安定した音声通信を実現できるWeb会議サービスなら安心です。無料や格安のWeb会議では音声トラブルが起きやすいことを把握した上で、安定したビジネスクオリティの音声通信ができるWeb会議を選びましょう。


③ネットワークが不安定な場合にも対応できるか

前述のように、ネットワーク環境が不安定な場合は音声トラブルが発生しやすくなります。そのような場合でも、VoIP(インターネット上で行う音声通信・PC音声)と電話音声のどちらでも接続が可能なWeb会議なら安心です。参加者の利用環境に応じでVoIPか電話音声かを選べるので、ネットワークが不安定な場合は電話音声につなぐことで安定した音声通信が可能となります。


④誰が発言しているかが分かりやすいか

複数人でWeb会議に参加している場合、誰が発言しているか分からず不便に感じることがあります。このような場合は、発言者が画面上で分かるような設計となっているWeb会議を選ぶと良いでしょう。


以上の様なポイントを押さえたWeb会議システムを選ぶことが、快適なWeb会議を実現するための近道となります。音声通信でストレスを感じないために、ぜひ参考にしてください。





 

 

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