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    Web会議のおすすめ活用事例: 「リモートデスクトップ」機能の活用例

    Web会議を導入することで業務効率化を図る企業が最近増えていますが、より生産性の高い会議を実現するために、その場でファイルを共同編集できる環境があれば、なお理想的ではないでしょうか。

    近年はGoogleスプレッドシートやドキュメントに代表されるように、複数人がリアルタイムに共同作業できるクラウドサービスも増えています。しかし企業や団体によってはGoogle商品の利用が禁止されていることもあるでしょうし、機密性の高い情報を扱う際にはクラウド上にデータを残したくないことも多いでしょう。

    そこで活用したいのが、GlobalMeet コラボレーションの「リモートデスクトップ」機能です。この機能を活用すれば、外部にデータを残すことなく、会議の参加者が共同でExcelやPowerPointを編集することが可能になります。

    今回のコラムでは、この便利な「リモートデスクトップ」機能の活用事例をご紹介します。

    ■GlobalMeet コラボレーションの「リモートデスクトップ」機能とは?

    GlobalMeet コラボレーションは、世界中で広く利用されているWeb会議システムです。手軽に導入できる点や、直観的に使用でき、マニュアルがほぼ必要ない、といった操作性の高さが人気の理由となっています。

    「リモートデスクトップ」機能は、そんなGlobalMeet コラボレーションに、新たに加わった機能です。この機能により、会議主催者、もしくは参加者が共有するデスクトップ画面を、他の参加者が遠隔操作できるようになりました。

    1人の人が一方向的に画面を見せるスクリーンシェアとは異なり、権限を与えられた参加者が、共有されている画面を自由に遠隔操作できる点が特徴です。例えば、画面上でExcelファイルが開かれていれば、操作権限をもった参加者が、ファイルを直に編集することが可能です。また、複数の参加者に権限を付与することもできます。(複数人の同時編集は不可)

    この機能を活用すれば、会議中にリアルタイムで共同作業を進めることが可能となり、業務の生産性が一気に高まることでしょう。誰に操作権限を付与するかは、その都度選択できますので、セキュリティ面での心配もありません。

    ■リモートデスクトップの活用事例

    GlobalMeet コラボレーションの「リモートデスクトップ」機能を駆使することで、以下のような活用事例が考えられます。

    ●議論・打ち合わせの場で参加者がデータやコメントを各自記入

    会議においては、参加者がそれぞれデータを持ち寄ったり、出された提案に対して見解を述べたりする場面も多いでしょう。そうしたケースで役立つのが「リモートデスクトップ」機能です。

    会議参加者のPC内にある計画書やディスカッションペーパーなどを共有すれば、リアルタイムで他の参加者がめいめいデータを書き込んでいくことができます。従来は書記係などが一度データをとりまとめた上でファイルに反映させる必要がありましたが、「リモートデスクトップ」機能であればその一手間を省くことが可能ですので、より効率的に議論を進めることができるでしょう。

    ●テクニカルサポートや新人教育をより細やかに

    Web会議の活躍の場は打ち合わせやミーティングだけではありません。遠隔地にいても顔を見ながらコミュニケーションをとれますから、テクニカルサポートや研修、新人教育といった用途にも応用することが可能です。

    たとえばソフトウェアの操作や設定などは、言葉や文章による説明だけでは伝わりにくいこともあるでしょう。そんなとき、相手側のPCを遠隔操作し、具体的な操作方法を実際に見せることができれば、理解も早くなりますし、サポートする側の負担も減らすことができるはずです。

    ●商談やプレゼンテーションにも

    「遠隔で具体的な操作を見せられる」というメリットは、社内のみならず社外向けの業務に対してもプラスの効果をもたらすでしょう。

    たとえば、商談やプレゼンテーションに活用するというアイディアもあります。相手にこちらのPCを遠隔操作してもらうことで、ソフトウェアやサービスの使用感を実感してもらえますので、より具体的なイメージをもって商談を進めることが可能になるでしょう。

    ■無料トライアルでGlobalMeet コラボレーションの操作性を試す

    Web会議を導入するメリットとしては、しばしば「業務にかかる時間・手間の削減」が挙げられます。移動や資料準備に費やす時間を減らすことができれば、その分ほかの業務に割く時間も増えますから、生産性の向上に結びつくでしょう。

    しかし、せっかく会議そのものを効率化しても、決定事項の反映や伝達に時間がかかるようではWeb会議の強みを存分に活かせているとはいえません。よりスピーディかつスムーズに業務を進めるためには、その場ですぐに対応できる環境づくりが必須です。

    GlobalMeet コラボレーションの「リモートデスクトップ」機能であれば、会議をしながらリアルタイムで共同作業を進めることが可能になります。無料トライアルも実施していますので、Web会議による生産性向上をお考えの際にはぜひ一度お試しください。