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    スマホを活用したWeb会議で生産性・効率性アップ

    スマートフォンは、今や生活に必要不可欠なインフラといえます。2017年に実施された総務省の調査によると、国内での普及率は5割以上であり、60歳未満に限定すれば約8割という高い数字が出ているほどです。オフィス周りのアプリも充実していますから、プライベートでの利用のみならず、近年はビジネスシーンで有効活用している人も多いことでしょう。

    Web会議サービスも、そんなスマートフォンとの相性が良いビジネスツールのひとつです。ネット環境さえあれば時間・場所を選ばずに利用できるのがWeb会議の強みですので、常に持ち歩いているスマートフォンを活用すれば、より効率的な会議を実現することができます。

    本コラムでは、Web会議にスマートフォンを組み合わせることでいかに利便性が向上するのか、活用例をご紹介します。

    ■あらゆる場所からWeb会議の主催・参加が可能

    Web会議を導入することによる最もわかりやすいメリットは、遠隔地とのコミュニケーションが手軽になるという点です。しかし、このメリットについて言及される際には、海外支店や取引先とのやりとりなど、距離的な遠さばかりがフォーカスされがちかもしれません。

    Web会議の強みは、環境を選ばないという点でもあります。スマートフォンを活用すれば、たとえば移動中の車内やお客様先など、手元にPCがない状況でも、会議を実施することも可能になるでしょう。

    商談先でお客様からの質問に対し、Web会議を通じて専門部署の担当者がその場で対応したり、Web経由でさまざまな資料を紹介することで、臨機応変に商談を進めることも不可能ではなくなります。隙間時間を有効活用することもできるため、Web会議とスマートフォンの組み合わせは業務効率化にも繋がるはずです。

    ■大きな機材やパソコンを用意する必要がない

    多くのWeb会議システムでは、導入にあたって特別な工事や設備投資が不要だという点を、長所としてアピールしています。しかし現実的には、マイクやスピーカーといった音響設備にはある程度のコストをかけなければ、大人数が参加するような会議には向きません。より質の高い会議を実施するためには、一定以上の音声品質が不可欠だからです。

    その点、スマートフォンにはあらかじめマイクとスピーカーが備わっています。端末の性質上、スマートフォンには、必ず音声通話に適したものが採用されていますので、緊急時に出先で使用するのであれば充分な品質といえるでしょう。スマートフォンとネット環境さえあれば、どこでも会議室に早変わりするというわけです。

    特別な機材が不要ですから、工場や倉庫のようなPCを持ち込みづらい環境でも、Web会議の利用が可能です。現場レベルの責任者が持ち場を離れることなく会議に参加できますので、定例会議はもちろんのこと、急なトラブルの際にも迅速な対応をとれるようになります。

    ■ペーパーレス会議にも最適

    スマートフォンとWeb会議の相性の良さは、資料共有機能にも現れています。スマートフォンから会議に参加する場合、手に資料をもつことが難しかったり、机を広く使うことのできない状況が多いはずです。そんな中、紙の資料を広げながら会議に参加すると、集中力が散漫になる可能性があり、会議の生産性も低下してしまうかもしれません。

    一般的なWeb会議システムでは画面上で簡単に資料共有ができるため、ペーパーレス会議の実現が可能です。限られたスペースでスマートフォンからWeb会議に参加する場合も、手元に資料がなくとも円滑に会議を進めることができるでしょう。また、資料をリアルタイムで編集できる機能を備えているWeb会議サービスもあり、さらに効率的に会議を行うことができます。

    ■GlobalMeet コラボレーションではモバイルアプリが充実

    高機能・低価格のWeb会議システムである「GlobalMeet コラボレーション」は、iOS/Android端末の双方に専用アプリを提供しています。招待された会議への参加だけでなく、アプリから会議を主催することも可能ですので、移動中や外出先にいても円滑なコミュニケーションを実現できます。

    機能面でも、PCからのアクセスと共通のものが利用可能です。コールイン、コールアウトやVoIP接続に対応しているほか、スクリーンシェアの閲覧やアクティブトーカー、参加者リストなども完備していますから、大規模な会議から研修や面接まで、さまざまな用途へ活用していただけるでしょう。

    さらに、操作についても、PCと変わらず分かりやすいインターフェースを用意しているため、モバイルアプリの導入に当たって新たに覚えなければいけないこともありません。GlobalMeet コラボレーションであれば、貴重なリソースをロスすることなく、遠隔地からいつでも手軽にWeb会議を利用することができるはずです。

    ■無料トライアルでGlobalMeet コラボレーションの操作性を試す

    Web会議サービスは、業務効率化やセキュリティ強化に直結する便利なツールです。さらにスマートフォンを組み合わせることで、Web会議ならではのメリットをより活用することが可能になるでしょう。

    専用のモバイルアプリを提供しているGlobalMeet コラボレーションであれば、PCからの利用とほぼ同じ機能を、同じ操作性のまま遠隔地から利用できます。多様なシーンでWeb会議を活用したいとお考えの際には、ぜひGlobalMeet コラボレーションをご検討ください。

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