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    導入前の不安を払拭!現場の担当者に聞いたWeb会議サービスの選定ポイントと活用法

    Web会議サービスを導入したいけれど、どうやって選べばいいか分からない。気にするべきポイントは?導入後の活用方法は――?


    Web会議を初めて導入する場合はもちろん、更新を考えている場合でも、新しいサービスを選ぶ際には不安がつきものです。そこで今回は、最前線で活躍するWeb会議サービスのセールス担当者に聞いた、Web会議サービスを選ぶ際のポイントや、Web会議を取り巻くトレンドを紹介します。


    ズバリ、Web会議サービスを選ぶ際に念頭に置くべきポイントを教えてください!

    Web会議サービスの選定ポイントと活用法

    Web会議サービスは、サービスの種類によって備わっている機能や映像の美しさ、音声の品質、マルチデバイスへの対応などが異なります。そのため単に費用だけでサービスを決めるのではなく、機能を比べてサービスを選ぶ必要があります。

    ここで、はっきりさせておくべきことは、「Web会議サービスを使いたいのはどのようなシーンか」です。これが決まっていれば、何を重視すべきかがおのずと見え、目的に合った最適なサービスを選ぶことができます。

    たとえば、プロジェクト会議などで工程や資料を細かく確認したり、議論したりしながら会議を進めたい場合は、資料共有や資料への書き込みなどの機能が充実しているかを優先して確認しましょう。

    お互いの顔が見えるコミュニケーションを重視し、離れた場所にいるメンバーの様子を確認しながら会議を進めたい場合は、映像が鮮明で、複数の参加者の映像を画面上に分割して表示する機能がついているサービスがいいでしょう。

    また、海外拠点と繋ぎたい場合や、ネットワーク環境の良くない相手とWeb会議を行いたい場合は、音声品質の高いWeb会議サービスや、電話会議を併用/連携して使えるサービスを選べばスムーズな音声コミュニケーションができて安心です。

    Web会議の用途を明確にしておけばそれに合ったサービスを選ぶことができ、用途に適したサービスであれば、導入後の活用頻度が高まり、高い費用対効果が見込めます。

    ※Web会議サービスの選び方については、以下のコラムもあわせてご覧ください。

    Web会議をウマく進めるコツ
    スムーズに始めるために!Web会議の準備のポイント


    他社は何を気にしているの?よく聞かれる質問は何ですか?

    Web会議サービスを導入しようとしている企業からよく聞かれるのは、導入実績です。企業によって導入の経緯や目的はことなるものの、数多くの企業への導入実績があったり、有名企業や同じ業態の企業などへの導入実績は、そのサービスを信頼する材料の1つになります。

    その他には、セキュリティの安全性、どのくらいのデータ量が必要となるのか、スマートフォンやタブレットからも接続できるか、テレビ会議と連携できるか、必要となる外部機器は何か、などもよく聞かれます。

    想定した利用シーンでWeb会議を活用できるか、円滑に利用するためには何を準備したらいいかなど、些細なことでも不明な点があればまず相談することがおススメです。


    Web会議サービスは会議以外にも使えるって本当ですか?

    昨今のWeb会議サービスは、会議以外の多様なシーンで活用されています。

    たとえば、社内での利用例としては、多拠点をつないでの研修やトレーニング、人事面談や面接、在宅勤務・テレワークの実施、BCP対策などがあげられます。また外部向けには、オンラインセミナー(ウェビナー)の実施や顧客サポートになどに活用している例もあります。

    Web会議サービスは、離れた場所にいる社員や顧客とのコミュニケーションツールとして、幅広く活用できるのです。コミュニケーションにおける課題があれば、それはWeb会議サービスで解決できる可能性があり、Web会議の活用シーンは今後ますます広がっていくと予想されます。


    ※Web会議の活用方については、以下のコラムをあわせてご覧ください。

    会社を支える人事業務に使えるWeb会議の活用法
    Web会議サービスの活用で営業マンの営業力が変わる!?


    以上のように、Web会議サービスを選ぶ際のポイント、導入後の活用シーンのトレンドをお伝えしましたが、不明な点があれば是非サービス提供ベンダーに問い合わせて導入前の不安を払拭してください。




     

     

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