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    【利用シーン別WEB会議活用法】電話会議とWEB会議併用のメリットとは?

    電話会議とWeb会議の併用は効果的だというのは何となく分かっているけど、実際にはどのくらいのメリットがあるのかは分かりにくい。そのような疑問を解消するため、米国で行われた調査の結果をもとに、電話会議とWeb会議の併用をするメリットをお伝えいたします。


    ■頭で想像するよりも、自分の目で確認を

    電話会議とWeb会議の併用をするメリット

    会議や打ち合わせには音声だけのコミュニケーションで済むもののあれば、音声だけでは不便な場合の両方が存在します。前者に関しては、電話会議だけの利用が便利です。打ち合わせの内容が明確であり、複雑な内容でなければ、機能もシンプルで使いやすい電話会議で済ませるのがよいでしょう。
    例えば、あなたが支店をまたいだプロジェクトのマネージャであり、プロジェクトの進展・進捗の定期的な確認を行いたい場合には、電話会議で充分です。
    しかし、もしこの打ち合わせの目的がプロジェクトの方針を議論することであれば、細かいデータや情報の確認などが必要になるため、電話会議だけでは検討に必要な情報を補完することは難しいでしょう。


    ■百聞は一見にしかず。自分の目で確認を行えば、頭への定着度は6倍変わる

    先に挙げた例のように、業務において重要となる会議は、資料を確認しながら、視覚と聴覚を駆使して進めていくことが必要不可欠なことが大半です。そのような場合にはWeb会議の「資料共有機能」や「ホワイトボード機能」を利用することで効果的に議論を進めることが可能です。
    目で確認出来る資料があると、頭の中のイメージしているものから、実際に視覚を通した情報の認識が可能となるため、情報の理解度は飛躍的に向上します。
    実際に米国労働省の調査*によると「視覚資料と音声による説明を組み合わせると、3日後に内容を記憶しているケースが音声だけのケースの6倍以上となる」という報告されていることからも、電話会議とWeb会議を組み合わせて利用することは、有効だと言えるでしょう。


    電話会議とWeb会議を上手に組み合わせれば、地方や海外で働いているメンバーと実際に会って話す場合と同程度の効果を持った会議を実施することが可能です。また移動時間などの必要のないコストの削減も可能であることから、これまで移動時間の制約があり実施出来ていなかった打ち合わせなどを、より適切なタイミングで行うことができ、更なる業務効率向上や意思決定速度の改善まで見込めます。現状の会議に不満がある方や、これまでの電話会議をより生産的に実施したいと考えている方は、ぜひ電話会議とWeb会議の併用や電話会議の機能が統合されたWeb会議サービスを検討してみてはいかがでしょうか。


    *出典:U.S. Department of Labor “Presenting Effective Presentations with Visual Aids”


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