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    【利用シーン別Web会議活用法】電話会議でのちょっとした打ち合わせを効果的に進めるコツとは?

    普段利用している電話会議とWeb会議の「資料共有機能」を併用することで、より効果的に打ち合わせを進めることが可能です。


    ■顔を合わせる必要はないけど、電話会議だけでは物足りない。そんな状況がありませんか?

    電話会議とWeb会議の「資料共有機能」を併用することで、より効果的に打ち合わせを進めることが可能です。

    円滑に業務を進めるために、打ち合わせは必要不可欠です。打ち合せをする相手は社内のスタッフから社外のパートナーや顧客など様々です。離れた場所にいる相手と打ち合わせを行う場合、基本的に簡単な内容であれば電話や電話会議を利用することが多いと思いますが、電話口での口頭説明のみでは内容が伝わりにくかったり、数値などの資料を共有して議論が必要になったりすることもあるでしょう。「リアルタイムに資料を共有できたら・・・」と考えている方も多いのではないでしょうか。そのような場合に効果的なのがWeb会議の「資料共有機能」です。


    ■資料共有機能とは何か?

    それでは資料共有機能は実際にどのようなものなのでしょうか。既に電話会議サービスを導入していてサービスの切り替えができない場合、普段使っている電話会議を利用したまま資料共有ができる「ドキュメント共有システム」や「ペーパーレス会議システム」などを併用するのが手軽で便利です。資料共有に特化したこのサービスには、パソコンはもちろん、iPadやAndroid搭載のタブレット端末、スマートフォンにも対応しているものもあり、手軽に資料共有ができるだけでなく、今まで印刷していた資料をオンラインで共有することで、コスト削減や業務効率アップにもつながります。電話会議との併用で、例えば次のようなシーンで効果を発揮します。


    ▼電話会議と資料共有の併用に適したシーンとは

    以下のようなシーンで電話会議と資料共有の併用は有効に活用できます。

    ・電話会議の成り行きで、資料の共有が必要になったとき。
    ・電話会議をしながら、その場で撮影した現場写真や商品写真を相手と共有したいとき。
    ・緊急のトラブル報告などのように現場写真を見ながら対処を協議したいとき。
    ・営業所や工場で現場の状況画像を共有したり、図面や工程表をメンバーと共有したいとき。


    「電話での打ち合わせを行う際に、一緒に資料を見ながら説明することが最近多いのでWeb会議の資料共有機能を併用しています。話しながら簡単に資料共有が出来るため、理解が早くなり、業務のスピードが上がりました。」(IT関連 A氏)と利便性を実感する声も増えています。また利用する端末に関係なく、会議の参加者全員で資料共有できる点も魅力的です。


    以上の様に、資料共有の機能を利用すればこれまでの打ち合わせをより効果的に進めることが出来ることがお分かり頂けたと思います。さらに、電話会議の機能が統合されたWeb会議サービスを導入すれば、1つのサービスで様々なシーンに対応できて便利です。自社での活用シーンを想定しながら最適なサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。





     

     

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