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    2015年11月はテレワーク月間!テレワーク成功のカギとは?

    2015年11月は「テレワーク月間」であることを知っていますか?


    テレワーク月間とは、国や民間が一体となって構成している「テレワーク推進フォーラム」により定められた、テレワークを推進するための活動の1つです。この2015年11月が第1回目となりますが、テレワークを実践している企業や団体の紹介、テレワークについての学びの場の提供、さらにテレワークの活用や普及に貢献した企業の表彰などが行われています。


    実際に、ワークライフバランスの向上や業務の効率化など様々な理由から、多くの企業でテレワークの導入や、導入の検討が進められています。そこで今回はテレワークを成功させるために、予め準備しておくポイントを紹介します。


    ■テレワークで実現する多様な働き方

    シンプルで、手軽に利用できる電話会議

    まずは「テレワーク」とは何なのか、確認しておきましょう。

    「会社で働く」というと、多くの人は自宅からオフィスに出勤し、オフィスで仕事をすることをイメージする方が多いと思います。しかし現在ではこの常識にとらわれない働き方が増えてきています。それを実現するのがテレワークです。テレワークとは「場所にとらわれずに仕事をする働き方」のことで、オフィスに出社しなくとも、自宅での在宅勤務など、自分の都合のいい場所で仕事を行うことができるようになるのです。


    オフィス以外の場所でも仕事ができるようになると、効率的に仕事ができ、時間を有効に活用できるようになります。最近では仕事とプライベート(生活)をバランスよく保つ「ワークライフバランス」というキーワードを耳にすることも多いですが、企業としてはこのように柔軟な働き方ができる環境を提供することが、大切になってきています。


    では、柔軟な働き方を実現するテレワークを実施するには、どのような準備が必要でしょうか?


    ■パソコンやインターネットはどうする?

    まず必要となるのは、「IT機器」に関する準備です。

    仕事に欠かせないパソコンやインターネットは、オフィスでの勤務であれば会社に備えてあるものを使用すれば問題ありません。しかしオフィス以外で仕事をするとなると、会社からノートパソコンを支給するのか、私物の利用を許可するのか、またセキュリティ対策はどうするのかなど、予め対応を考えておく必要があります。


    ■労務管理や評価基準は同じで大丈夫?

    続いて労務管理や評価基準などの「社内制度」も見直しておく必要があります。

    テレワークでは社員が働いている姿を会社が直接確認することが難しいためです。テレワークの実施頻度が週に1~2日程度であれば変更をしなくても影響は少ないとも考えられますが、例えば育児や介護などの理由で在宅勤務が基本となるような場合は、見直しが必要でしょう。また会社の目の届かない場所で仕事をするということは、ある意味個人の自主性に任せられる部分もありますので、本格的に制度として導入する前に、試験的に実施してみるのもいいでしょう。


    ■コミュニケーションはどうする?

    もう1つ考えておくべき点は「コミュニケーションの方法」です。

    社内の同僚・上司・部下をはじめ、社外のパートナー、顧客など、関係する人々と密なコミュニケーションをとることがビジネスでは欠かせません。オフィスにいないことでこれらのコミュニケーションが滞ってしまうと、業務に悪影響を与えかねません。


    簡単な連絡程度ならメールや電話でも済ませられますが、重要な内容や、細部まで確認をしたい場合、複数人で話し合いをしたい場合などは、それでは不十分です。とは言え、直接会って話し合うために次に出社する日を待っていたのでは、スピードが求められるビジネスにおいては致命的です。


    そこで有効的なのが、Web会議の利用です。Web会議を利用すれば複数人を同時につなぐことができますし、デスクトップ画面やデータの共有も可能なため、認識の相違を抑えながら話し合いを進められます。またWebカメラを使えばお互いの映像を映し出すこともできるため、離れた場所に居ながらも相手の表情が伺え、密なコミュニケーションが可能となります。


    つまり、Web会議を利用すれば、通常の会議と似た環境をつくることが可能であるため、「離れた場所にいる」というコミュニケーション上のネックを解消できるのです。このような密接で円滑なコミュニケーションがとれる環境を整えることが、テレワークを成功させるためのカギとも言えるでしょう。


    テレワークはただ単に柔軟な働き方を提供するだけでなく、その活用の仕方次第で企業側、従業員側それぞれに、さまざまなメリットをもたらします。この機会にテレワークの実施、そしてそのためのWeb会議の活用を、ぜひ検討してみてください。


    テレワーク導入で得られるメリットに関しては、「注目のテレワーク!そのメリットとは?」をあわせてご覧ください。





     

     

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