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    「会議の無駄」を簡単になくす方法とは

    現状報告や課題の共有、改善策の策定や意思決定など、企業活動において「会議」の果たす役割は重要です。しかし、従来の会議の開催方法では、効率的・効果的に会議を行えていない場合があります。今回は会議を行う上での課題と、その解決法を紹介します。


    ■会議のために必要のない無駄を生み出していませんか?

    シンプルで、手軽に利用できる電話会議

    事業を行う上で、キーマンが各地に点在していることはよくあるケースです。

    遠隔地のメンバーと対面会議を行うためにはスケジュールを調整し、交通手段の手配をして、宿泊施設を予約するなど、さまざまな手間とコストがかかります。会社側だけの問題ではなく、参加者にとっても移動時間というロスが発生しますし、出張している間は拠点の管理者が不在になってしまう場合もあります。

    会議は迅速な意思決定のために行うものなのに、会議に参加することで時間的なロスが発生し、迅速な意思決定が行えない場合があるのです。

    このような課題を解決するために、遠隔地間会議の無駄をなくす方法が必要です。

    また代替手段には無駄をなくすだけでなく、対面会議と同様の効果が得られる会議を実施できるものであることも併せて求められます。


    では、実際にはどのような解決策があるのでしょうか。まずは2つの代表的なシーンを確認し、具体的にどこに課題があるのか見ていきましょう。


    ■シーン1 遠方の会議に出るための移動時間が業務を圧迫することも

    人によっては定期的に遠方の会議に出席することが求められることもあるでしょう。出張時には移動時間がそのままロスとなるため、立場によっては責任者が不在となり、一時的に現場が回らなくなる可能性もはらんでいます。会議に出ている間や移動している間に、現場から携帯やメールで報告を受けることは可能ですが、適切な判断を行うための情報が不足し、あとでトラブルにつながるケースも見受けられます。


    スケジュール管理をしっかり行えばこのような事態を防ぐことが可能だという声もありますが、実際には突発的に会議への参加を求められることが多々あります。反対に、自分のプロジェクトのために人を急遽呼び出すこともあるでしょう。

    このように遠方で開催される会議のため移動時間が他業務に影響することもあり、課題を改善する施策を考える必要があります。


    ■シーン2 会議に必要なメンバーに集まってもらえていますか?

    会議には経営会議や営業会議だけでなく、日々の進捗や問題点の確認を行うための会議など様々な会議が存在します。特にプロジェクト方式での仕事の場合は、プロジェクト関係者を招集し、議論を行う場を設ける必要もあるでしょう。

    このような状況において、メンバーが多くの拠点や多部署にまたがっている場合はメーリングリストや電話会議などで代用されることも多いですが、対面での会議に勝るものはないでしょう。

    そのため移動時間やコストなどを気にせず、簡単に会議を開催することができれば、効率的に仕事を進めることが可能となります。


    ここまで日本企業でよく見られる2つのシーンを紹介しました。実情として多くの企業が会議のために必要以上に移動や調整などに時間をとられていることがお分かりいただけたのではないでしょうか。それでは最後に、会議によって発生する無駄をなくすための方法をお伝えします。


    ■「Web会議」を活用すれば“会議の無駄”をなくせます!

    上述した会議の無駄をなくすことできるのがWeb会議です。

    各メンバーがインターネット回線に接続したPCやスマートフォン、タブレットを利用してオンライン会議に参加することで、遠隔拠点や複数拠点、そして複数メンバーなどを招集して会議を実施することが可能になります。

    Web会議では、お互いのPC画面の共有や資料を同時に閲覧したりすることも可能となり、また身振り手振りを合わせて会話することで、実際に対面会議を行っている感覚で会議を進めることが可能です。そのため意思決定が効率よく進み、スムーズに議事進行できます。


    みなさんもWeb会議を上手に活用して、効率的に仕事を進めてみてはいかがでしょうか。





     

     

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