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    【利用シーン別Web会議活用法】電話のみの会議の方がスムーズに進む?

    シンプルでお手軽、そして音声の品質が良い電話会議、表情が見えて資料共有も出来るWeb会議。
    どちらも遠隔会議のツールではありますが、実際に利用するには、どちらのサービスが良いのでしょうか?それは利用するシーンや用途によって異なります。それでは電話会議とWeb会議、それぞれのメリットや適した利用シーンにはどのような違いがあるのか、詳しく紐解いていきましょう。


    ■シンプルで、手軽に利用できる電話会議

    シンプルで、手軽に利用できる電話会議

    まずは電話会議のメリットや、適した利用シーンについてご紹介します。


    電話会議とは、その名の通り電話回線を利用した遠隔会議のツールです。1人の相手との会話で済むような打ち合わせや単純な連絡であれば、普通の電話で十分でしょう。しかし、普通の電話では複数の相手と同時に話すことはできません。電話会議であれば、複数の相手、拠点を同時につなぐことができます。複数の相手と同時にやりとりをしながら情報や問題を共有したいなら、電話会議サービスの利用が適していると言えます。


    電話会議サービスの利用は普段利用している電話から決められた番号(アクセスポイント)にダイヤルすれば、あとはパスコードを入力するだけで「簡単に複数の人と話せる」会議の場が作れます。またもっと手軽に、パスコードの入力をせずに電話会議システムから自分の電話機に電話をかけさせるダイヤルアウトという方法や、インターネットを利用したPC音声(VoIP)で接続できる電話会議サービスもあります。


    具体的には、次のような場合に電話会議サービスが適しています。


    ▼電話会議の利用に適したシーン

    ・日常の業務報告や作業指示を同時に複数の拠点や人に対して行いたいとき。

    ・プロジェクトの進展・進捗を作業場所が点在するチームメンバーと報告・共有したいとき。

    ・拠点ごとに責任者やスタッフを集め、連絡事項を伝えたり議論をしたいとき。

    ・社長の訓辞や事業方針の説明、朝礼など、多数に向けて一斉に内容を伝達したいとき。

    ・急な出張や外出で参加メンバーが会議室に集合できないとき。


    以上の様に、簡単な連絡、指示、確認などの「目的が明確な場合」や「急を要する場合」でかつ「資料共有や板書などの必要がない場合」には、使い慣れた電話機で手軽にコミュニケーションできる電話会議が便利です。


    しかし、参加メンバーがお互いに伝えたい内容をきちんと理解し共有するためには、電話だけだと役不足となる場合もあります。このような課題を解決できるのがWeb会議です。


    ■画面や資料の共有で内容の濃い会議を可能とするWeb会議

    多くの人と情報を共有するうえで「目で見える情報が無い」というのは、相手がきちんと理解しているかどうかを個別に把握するのが難しく結局個別に連絡を取り合って確認しなくては安心できないという事にもなりかねません。電話会議と異なり、インターネット回線を利用したWeb会議であれば、資料などのデータ共有や特定の参加者のデスクトップ画面の共有ができたり、Webカメラを通してお互いの顔を映しだし、表情を確認しながら会議を進めたりすることが可能となります。つまり、声に加えて資料や画像などの「目に見える情報」の共有も可能となるのです。さらにリアルタイムにメッセージ書き込みできるチャットなどといった便利な機能も付いています。中には会議を録音・録画できるWeb会議サービスもありますので、議事録や欠席者フォローにも使えて便利です。


    具体的には、次のような場合にWeb会議が適しています。


    ▼Web会議の利用に適したシーン

    ・経営者からのメッセージをリアルタイムで臨場感のある映像とともに全社に配信したいとき。

    ・社員教育など、営業所や拠点に点在している多くのスタッフに資料を使って効率的な教育を行いたいとき。

    ・プロジェクトの進展・進捗をスケジュール表や資料と合わせてチームメンバーと報告・共有したいとき。

    ・遠方に散在している多忙な責任者やリーダーの時間効率を無駄にせず、ミーティングを行いたいとき。

    ・急な出張や外出で不在のメンバーに資料の説明をしたいとき。

    ・より多くのメンバーから意見を集中的に募集したいとき。

    ・遠方の顧客に同行できないスタッフが遠隔同行したり、遠隔サポートをしたいとき。

    ・採用面接などで遠方の候補者と面談を行いたいとき。


    つまり、Web会議では電話会議では伝えきれない視覚的な情報を補足することができるため、視覚情報を必要とする利用シーンに適していると言えます。その活用のしかた次第で働き方や社内教育の方法までも、より効率的なものへと改善できる可能性があるのがWeb会議ということです。


    以上の様に、電話会議とWeb会議にはそれぞれ異なる特徴があるため、どのようなシーンでの利用を想定しているかによって、どちらのサービスがよいかを選ぶといいでしょう。






     

     

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