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    情報システム部はWeb会議導入でコレをチェック!

    Web会議の導入を検討し、どのサービスがいいかを比較する際、気を付けておくべきポイントは何でしょうか。機能や費用といった基本的な点はもちろんですが、それ以外にも確認すべきポイントがあります。


    特に社内でITシステムのスムーズな運用を委ねられている情報システム部においては、一般のユーザとは異なる視点での確認が必要です。今回は情報システム部の視点で見る、Web会議サービス導入時のチェックポイントを紹介します。


    1.他のシステムに与える影響と導入コスト

    他のシステムに与える影響と導入コスト

    どのような形でWeb会議を導入するかによって、社内の既存システムへの影響や導入にかかる初期コストが変わってきます。スムーズにサービスの導入を進めるためには、この点を予め確認しておくことが重要です。


    パッケージソフトのライセンスを購入するという形で導入する場合を考えてみましょう。この場合は、必要となるサーバーの容量、OS、プログラムのインストールに必要なシステム要件など、予め厳密な調査をする必要があります。動作確認など大掛かりな作業も必要となるため、その分導入前の情報システム部の負担も大きくなります。


    導入における情報システム部での負担を少なくしたい場合には、パッケージソフトの購入が不要で、OSやWebブラウザに依存することなく使える、またマルチデバイスにも対応しているWeb会議サービスを選ぶといいでしょう。専用の設備やネットワーク回線も必要としないため、作業負担を軽減できるだけでなく、導入のための初期コストの削減もできます。


    2.困ったときのサポート体制は万全か

    新しいサービスの導入にあたっては、何かと不明点が出てくるものです。また、予期せぬトラブルが発生することもあるかもしれません。このような事態に備えて予め確認しておきたいのが、ベンダー側のカスタマーサポート体制です。疑問や支障が生じた際には速やかに解消してWeb会議の運用を円滑に進めていくためには、ベンダー側のサポートが欠かせません。


    導入時はもちろんの事、導入後にもしっかりとサポートをしてくれる体制が整っているか、メールだけ、または電話だけというように問合せの受付手段が限られていないか、などを確認しておきましょう。また、Web会議の活用をグローバルに展開していくことを考えている場合は、海外でもサポートが受けられると安心ですので、サポート体制も確認しておくといいでしょう。


    3.ユーザ目線での使いやすさ

    せっかく導入するサービスですから、社員に大いに活用してもらって、業務効率の向上やコスト削減など、Web会議サービス導入の目的を達成してもらいたいものです。使いづらいサービスでは、社員からの問い合わせが増えて情報システム部担当者の負担も増えてしまいますし、サービス利用率も上がらないでしょう。そこで情報システム部としては、社員が容易に使いこなせるようなサービスを選び、活用してもらえるための基盤を整える必要があります。


    まずは、サービスのインターフェイスを確認しましょう。直観的に操作できるような作りになっているか、よく使う機能が分かりやすく表示されているかなど、ユーザ目線で使いやすいかをチェックすることが重要です。


    そして、ただ単に使いやすいものを選ぶだけでなく、そのサービスを活用してもらうためには、社員のサービスへの理解を高めることも大事です。情報システム部の担当者が全てを行うのは負担が増えて大変ですが、ユーザ向けに使い方の説明会を開催したり、操作マニュアルの作成をサポートしてくれるベンダーもありますので、そのようなベンダーを選べば負担が増えることなく活用を促すことができ、安心です。


    4.情報システム部でもユーザとしてWeb会議を活用

    最後に、ユーザとして情報システム部内でもWeb会議サービスを活用すること考えてみましょう。情報システム部でも、他の部署と同じようにWeb会議サービスを活用できるシーンが多々あります。


    情報システム部の特徴として、パートナー企業や協力会社といった外部との接点が多いことや、開発の工程などにおいては頻繁に関係者間での打合せが行われることなどがあげられるでしょう。メンバー全員が一か所に揃うのが難しい場合でも、Web会議サービスを利用すれば、どこからでも会議に参加でき、開発中の画面の共有などもできるので効率的に業務を進めることができます。


    もう1つ情報システム部に特徴的な業務として、社員のITシステム利用のサポートがあります。社員のITスキルは個人によって異なり、場合によっては電話やメールではなかなか伝わらないこともあるでしょう。しかしWeb会議サービスを利用すれば、画面を共有できるため、スムーズなサポートが可能となります。


    情報システム部で積極的にサービスを利用すれば、その良さを実感して他の社員への活用を促すこともできますし、逆に不便な点を発見して改善することもできるでしょう。



    情報システム部の担当者がWeb会議サービスを検討する際は、以上のような点に注意する必要があります。まずは希望する要件などを伝えて問合せをし、相談していく過程で上記の点を確認してみてはいかがでしょうか。





     

     

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