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    会社を支える人事業務に使えるWeb会議の活用法

    会社で働く社員を支える人事担当者は、面談や研修などを通して社員の働き方をサポートしたり、新しい労働力確保のために採用活動をしたり、社員や関係者とのコミュニケーションが欠かせません。Web会議サービスを使うと、人事部で行われるコミュニケーションをより円滑・効果的にすることができ、会社を活性化させることに貢献します。それでは早速、人事部でのWeb会議の活用法を見てみましょう。


    1.Web会議を取り入れた面談で、遠方の社員とも密なコミュニケーションを

    Web会議を取り入れた面談で、遠方の社員とも密なコミュニケーションを

    社員のキャリアの検討や現状の課題発見などのために、人事担当者・社員間での面談を行っている会社も多いと思います。相手が直接の上司ではなく人事担当者だからこそ話せることもあり、社員の本音を聞くためにこのような面談は重要だと言えます。会社としては忌憚のない意見が聞けてより良い労働環境をつくるのに役立ち、社員としてはそのような話を聞いてもらえることでモチベーションが保たれる、というような効果も期待できます。


    しかし、支店など遠隔地で勤務する社員一人ひとりを面談のために人事担当者のいる本社などに呼ぶことは、移動のための時間やコストの負担が増え現実的に難しいこともあるでしょう。かといってメールや電話で済まそうとすると、直接会う面談と比べて本心を聞き出すのが難しくなってしまいます。


    このような時、Web会議サービスを活用して面談を実施すれば、全国各地、さらには海外にいる社員でも表情を確認しながらのコミュニケーションが可能です。移動の必要がありませんので社員の拘束時間を必要最低限に抑えられ、移動費の削減にもなります。


    さらに昨今では、社員のメンタルヘルスを管理することも、人事部の重要な業務の1つとなっています。2015年12月より従業員50人以上の企業において全従業員へのストレスチェックが義務化されますが、Web会議を利用すれば遠方の社員とも密な面談ができ、社員のメンタル状況の確認や、不調の予防にも役立てられます。また精神性疾患などで休職中の社員に対しても、外出を促すことなく面談が可能となります。


    2.社内研修はWeb会議で参加率アップ&均一化

    人事部には、社内全体のスキルアップや能力の均一化を図ることも期待されています。そのため新人研修やマネージメント研修など、社員のレベルや業務内容に応じた研修・トレーニングが行われています。通常このような研修は、参加者が一堂に会して行われることが多いでしょう。


    しかし、1つの会場に参加者を集めて行う研修の場合、特に遠方からの参加者は移動のために多くの時間を割かれることになり、その分通常業務にも支障が出てしまうことも少なくありません。そのため必須でない研修では参加率が低くなる恐れもあり、研修を受けた社員と受けていない社員とで差が生じてしまうことにもなります。全員が参加しやすいように本社だけでなく各地の支店でも研修を開催することも一つの手ですが、開催回数が増えればその分研修担当者の負担が増えてしまいます。


    そこでWeb会議を利用すれば、参加者を一か所に集めずに研修を開催できます。移動が不要なので勤務地に関係なく研修に参加しやすくなり、場所を変えて何度も同じ研修を開催する必要もないので人事担当者の負担も軽減できます。会社としては社員全体の均一なスキルアップが期待でき、移動による交通費の削減も実現できます。


    3.Web会議面接を取り入れれば採用の門戸が広がる

    人事部の業務の中でも採用活動は、会社の将来を担う人材を見つけたり、貴重な労働力を確保するために非常に重要です。人事担当者としては、一人でも多くの優秀な人材を見つけたいものです。そのためには、採用の門戸を広げておくことが大切です。


    優秀な人物は会社の近くにいていつでも面接に来られる、とは限りません。遠方に住んでいる人や働きながら転職活動をしているような人の場合、面接のために何度も来社するのが難しい場合もあるでしょう。しかし来社できない人物を候補から外してしまうことは、優秀な人材を逃すことにつながるかもしれません。


    Web会議を利用すれば、距離に関係なく、また忙しい相手でも移動の負担をかけることなく隙間時間などで面接を実施することができます。電話やメールと異なり相手の表情や態度を伺うこともできるので、通常と同じように面接を進めることができます。Web会議での面接を行っていることをホームページなどで告知すれば、これまで応募を諦めていたような候補者からの志願も期待できるでしょう。


    4.働き方の多様化を後押しするWeb会議

    貴重な労働力を確保するためには、在職している社員の離職を減らすことも重要です。しかし中には出産や子育て、親の介護などを理由に、やむを得ず休職、または退職しなければならないケースもあるでしょう。人事担当者としては何とか離職率を下げたいところですが、このような時に有効なのが在宅勤務を取り入れることです。在宅任務をはじめとするテレワークは、社員のワークライフバランスの向上、働き方の多様化に貢献するとして、国も積極的に推進しています。


    テレワークを実施するカギとなるのは、自宅や外出先でも社内にいるのと同じように仕事ができる環境を整えることです。会社はそのための準備をする必要がありますが、Web会議は大きな役割を果たしてくれます。チームミーティングや社内外の関係者との打ち合わせから、上司や人事担当者との面談などまで、Web会議を活用すれば出社しなくても密なコミュニケーションが取れ、効率的に業務を行えます。



    以上のように、Web会議サービスは人事担当者が行う様々な場面で活用できます。Web会議をうまく利用して、社員が働きやすい環境を築いてみてはいかがでしょうか。





     

     

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