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    「Web会議」と「テレビ会議」って結局どっちがいいの?

    ■「Web会議」と「テレビ会議」の違いとは?

    「Web会議」と「テレビ会議」の違いとは?

    Web会議とテレビ会議は同様のものと捉えられがちですが、会議の目的とその為に共有しなければならない情報によってそれぞれ向き不向きがあります。


    例えばテレビ会議では、解像度の高い画像によって、離れた場所にありながら人と相対する従来の会議に近い臨場感が得られる点がメリットでしょう。会議の雰囲気や、言葉だけでは伝わらない部分を相手の表情から読み取る必要がある会議に向いています。


    Web会議はテレビ会議に比べて会議の雰囲気を共有することや、表情から言葉以外の部分を読み取る事が難しい場合があるものの、手軽にデータ・資料などを共有しながら会議を進めることが可能です。例えば、遠方の設計者同士の会議において、CADのデータを共有しながら製品設計の適時修正を行う場合などには、Web会議は非常に有効なツールとなります。


    その他異なる点としては出席形態が上げられます。テレビ会議は専用端末が設置された会議室に集まり参加する形になりますが、Web会議では各々がPCやタブレット端末などを用いて参加する形になり、わざわざ一定の場所に集まる必要もなく手軽に開始することが可能です。


    ■「テレビ会議」はいつでも使えるわけではないって本当?

    テレビ会議は、実はいつでもすぐに使えるわけではありません。すでに書いたようにテレビ会議は専用端末が設置された場所に集まる必要があり、その専用端末(本体・ディスプレイ)を設置する場所として会議室が選択される場合がほとんどです。その為、テレビ会議が行われていない、行われる予定がない状況であっても、会議室が使用されている、使用の予定がある状況では使えない場合が多いのです。


    そのような状況に陥らないようにするためには テレビ会議に加えてWeb会議も合わせ運用し、併用していくというのが一つの解決策です。各々メリットが異なりますので、使い分けとして例えば以下の様な方法があります。


    ①高画質な映像や臨場感が重視される会議 → テレビ会議
    ②役員会議 → テレビ会議
    ③資料共有の必要がある →Web会議
    ④社内打ち合わせや業務報告 →Web会議
    ⑤在宅勤務などのテレワーク → Web会議


    もう一点、テレビ会議を利用する上で注意しなければならない点として、いざテレビ会議を始める段階になってテレビ会議システムがつながらない、またはつながりにくくなる、などのエラーが起こりる事があるという部分が上げられます。特に古い機種においてこの現象は顕著で、こういった面もテレビ会議が「いつでも」「すぐに」使えるわけではないという理由の一つになります。

    ■結局どっちを選べばいいの?

    資料・データ・ソフトウェアなどを共有し、共同作業をネットワーク上で行うのがWeb会議の得意分野であるのに対して、臨場感を再現し、会議の雰囲気、表情などに代表される感情の共有がテレビ会議の得意分野であると言えます。社内会議に関してはWeb会議、取引先との重要な商談にはテレビ会議など使い分けることが理想的ですが、現実問題として、両方を同時に導入するのは少々障壁が高いのも事実です。そこで使用頻度が高く、機器導入コストなどが比較的に抑えられる「Web会議」から導入してみてはどうでしょうか。Web会議サービスの中には高画質でテレビ会議のように利用できるサービスもあるので、無料トライアル等で使用感や品質を事前に試してみるのもおすすめです。一番大事なのはシステムを導入したら終わりではなく、そのシステムのメリットを理解し、実際に活用するサイクルを確立することでしょう。その点、豊富な実績があり、導入後もきめ細やかなサポートをしてくれるベンダーを選べば安心です。まずは自社の利用用途や運用方法を伝えて、ベンダーに相談してみてはいかがでしょうか。




     

     

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